NIEUW IN PROFIT 15

Documenten genereren

Het genereren van Word documenten binnen InSite is een mooi voorbeeld van de uitbreiding van InSite binnen AFAS. In- en OutSite wordt steeds meer gebruikt door organisaties en deze nieuwe functionaliteit zorgt voor meer mogelijkheden en gebruiksgemak.

Voorheen konden alleen in Profit documenten gegenereerd worden. Deze konden dan als bijlage toegevoegd worden aan een dossieritem in InSite. Vanaf Profit 15 kan dit direct binnen InSite. Hierbij zijn er twee opties:

• bij het opstarten van een dossieritem wordt het document direct gegenereerd, ongeacht of er een workflow achteraan komt;
• in de workflow van een dossieritem bestaat de mogelijkheid om via een actie-knop een document te genereren.

Het voordeel van deze nieuwe functionaliteit is dat veel medewerkers nu alleen nog in InSite hoeven te werken en niet meer in Profit. Daarnaast biedt deze functionaliteit de mogelijkheid om meerdere documenten, afhankelijk van de informatie, in een dossieritem te genereren.

Redesign reacties

Op In- en OutSite krijgen medewerkers en klanten taken te zien, zoals het goedkeuren van een inkoopfactuur. In Profit 15 komt de nieuwe ‘reactie’functionaliteit beschikbaar. Hiermee kunt u vragen stellen aan collega’s of informatie toevoegen aan het dossieritem. Wij nemen u mee in de belangrijkste wijzigingen en toevoegingen.

Redesign
Er is een redesign gedaan op hoe reacties worden weergegeven in In- en OutSite. Als er meerdere reacties onder elkaar staan, worden deze overzichtelijker weergegeven. Zo is het duidelijk zichtbaar wat wel en niet relevant is voor u.

Reageren op eerdere reacties
Nieuw is het reageren op een specifieke reactie. U kunt bij een reactie nu kiezen voor de optie ‘beantwoorden’. Zo is het duidelijk waar uw reactie antwoord op geeft en ontstaat meer overzicht wanneer meerdere reacties achtereenvolgend binnenkomen.

Labels toevoegen aan reacties
Wanneer meerdere reacties bij een dossieritem staan, wordt het gauw onoverzichtelijk. Het toevoegen van labels moet dit probleem oplossen. Aan een reactie kun je nu een label hangen, zoals ‘vraag’, ‘belangrijke informatie’ of ‘oplossing’. Op deze manier is het voor de lezer direct duidelijk waar relevante informatie staat.

Projecten

Binnen het werkgebied ‘Projecten’ komt AFAS binnenkort met een aantal nieuwe  praktische mogelijkheden en verbeteringen. Zo zijn er een ontwikkelingen in het uren boeken, kunt u projecten en teamleden aanmaken via de workflow en zijn er optimalisaties gedaan in het projectfacturatieproces.

Update uren boeken
Een interessante update is de mogelijkheid om de geboekte uren van voorgaande week te kopiëren naar de huidige week, zowel op InSite als in de Pocket App. Met deze functie neemt AFAS automatisch alle uren van afgelopen week, inclusief omschrijving, over in de week daaropvolgend. Dit gebeurt op basis van best practice. Dat houdt in dat bijvoorbeeld bij verlof en/of feestdagen de uren van de vorige week niet gekopieerd worden.

Optimalisaties termijnfacturatie en factuurvoorstel
Na de update is het per project afzonderlijk mogelijk om te kiezen voor factuurvoorstellen. Voorheen was dit een algemene instelling. Daarnaast kunt u straks multiselect de vervaldatum van factuurtermijnen wijzigen en zijn de weergaves en boekingslayout uitgebreid met extra velden, zoals het ‘inclusief btw bedrag’.

Projecten en teamleden aanmaken via de workflow
Op InSite kunnen straks ook projecten worden aangemaakt via een workflow. In deze workflow kunt u vervolgens teamleden toevoegen aan het project, kunt u het project op verschillende onderdelen aanpassen en krijgt u door middel van een nieuw onderdeel perfect inzicht in gewijzigde gegevens.

Finance Auditor

De Finance Auditor is een functionaliteit in de AFAS software, waarmee het proces van terugkerende audits op de financiële administratie wordt geautomatiseerd. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om proactief op te treden als er problemen gesignaleerd worden. Een kleine greep uit de verschillende controles:

• controle of een medewerker en een crediteur dezelfde bankrekening hebben;
• controle of de btw-code overeenkomt met het land waar de crediteur/debiteur is gevestigd;
• controle of er meerdere facturen zijn met dezelfde datum en hetzelfde bedrag.

Met Profit 15 heeft AFAS een aantal nieuwe mogelijkheden toegevoegd en het totale proces makkelijker en sneller gemaakt.

Auditcontroles als geplande taak
In Profit 15 is het mogelijk om de Finance Auditor echt onderdeel te maken van uw dagelijkse processen, aangezien het de mogelijkheid biedt om de auditregels uit te voeren middels een geplande taak. Zo kunt u er voor kiezen om de taak ‘s nachts te laten draaien, zodat de resultaten ’s ochtend voor u klaar staan.

Auditresultaat negeren
Tot nu toe kan er continu een auditresultaat naar voren komen dat niet relevant is voor uw organisatie. Vanaf Profit 15 is het mogelijk om dit resultaat te ‘negeren’. Op deze manier zorgt u ervoor dat enkel dit resultaat genegeerd wordt en vanaf dat moment niet meer naar voren komt bij het uitvoeren van een audit.

Nieuwe auditregels
Er zijn zo’n 20 nieuwe auditregels toegevoegd, zodat u nog meer mogelijkheden hebt om in control te blijven. Bijvoorbeeld:

• facturen met een openstaand saldo van debiteuren die geblokkeerd zijn;
• niet alle vaste journaalposten t/m de huidige periode zijn gejournaliseerd;
• actief waarop niet wordt afgeschreven en dat niet gekoppeld is aan een hoofdactief;
• inkoopboekingen in het weekend of nacht.

AFAS Pocket App

AFAS Software blijft de Pocket App doorontwikkelen. Middels deze app kunnen processen, zoals het goedkeuren van inkoopfacturen, eenvoudig vanaf de smartphone worden uitgevoerd. Wanneer een organisatie de HRM module gebruikt, kunnen medewerkers in de Pocket app eenvoudig loonstroken downloaden, persoonlijke gegevens wijzigen en verlof boeken. In Profit 15 is de app weer verder ontwikkeld en is een aantal nieuwe functionaliteiten toegevoegd.

Verzameldeclaraties
Vorig jaar heeft AFAS de toepassing ‘verzameldeclaraties’ geïntroduceerd. Medewerkers kunnen hiermee meerdere declaraties in één keer doorgeven, zodat dit niet meer stuk voor stuk ingediend hoeft te worden. Met Profit 15 is deze functionaliteit ook in de Pocket app mogelijk en kunnen declaraties worden goedgekeurd en de bijgeleverde bonnetjes worden bekeken.

Verlof intrekken
Wanneer een medewerker verlof geboekt heeft en dit weer wil intrekken, kan dit met Profit 15 ook in de Pocket app. Voorheen was dit uitsluitend mogelijk op InSite.

Familie beheren
Voorheen niet mogelijk in de app, maar binnenkort wel; het beheren van familieleden. Voeg een partner, vader, moeder of andere familieleden toe, zodat de organisatie inzicht heeft in wie belangrijke contactpersonen zijn. In noodsituaties zijn deze gegevens eenvoudig en snel te raadplegen.

Verzamelfactuur

Vanaf Profit 15 maakt AFAS Software het mogelijk om een verzamelfactuur te genereren vanuit verschillende bronnen. Wanneer ‘automatisch factureren’ is ingericht, bestaat de mogelijkheid om meerdere facturen te combineren op een verzamelfactuur. Tot op heden kon dit alleen per factuursoort (projectfacturen, verkoopfacturen, enz.).

Verzamelfactuur vanuit verschillende bronnen inrichten
De inrichting van de verzamelfactuur vindt plaats in het verkooprelatieprofiel. Per onderdeel (abonnementen, cursussen, nacalculatieregels) kan afzonderlijk aan worden gegeven of deze meegenomen dient te worden in de verzamelfactuur. Vervolgens wordt de verzamelmethode geselecteerd (per verkooprelatie, per project enz.) en eventueel de verzamelperiode. In het nieuwe menu item “verzamelfactuur”, te benaderen via Financieel | Facturering, vindt men vervolgens een overzicht van de te verzamelen regels om de verzamelfactuur te genereren. De verkooprelatie ziet vervolgens op één factuur alle factuurregels van alle verschillende bronnen door middel van de nieuwe factuur lay-out.

Facturatiecockpit
In combinatie met de verzamelfactuur heeft AFAS Software nóg een nieuw menu item ontwikkeld. De facturatiecockpit is een nieuwe centrale plek van waaruit verschillende factuursoorten kunnen worden opgestart. Bijvoorbeeld de zojuist gemaakte verzamelfactuur, maar ook losse abonnementen of projectfacturen kunnen met één druk op de knop worden gefactureerd.

HRM

De werving en indienstreding van nieuwe medewerkers is vaak een uitgebreid proces. Er komen veel administratieve handelingen bij kijken. Begin juli komt Profit 15 van AFAS Software beschikbaar, waarin dit gehele proces nog makkelijker en duidelijker wordt vastgelegd. Wij hebben alle nieuwe functionaliteiten op dit gebied op een rij gezet.

Werving & selectie

In Profit 15 heeft AFAS de module Werving & Selectie verder ontwikkeld. Vorig jaar introduceerde AFAS de sollicitant stamkaart. Hierin staat alle informatie van een sollicitant en kun je rechtstreeks workflows starten met de benodigde gegevens, zoals de indienstneming van een kandidaat. Dit proces heeft AFAS nu verder uitgebreid met een aantal praktische nieuwe functionaliteiten.

Contractvoorstel
Met Profit 15 is het mogelijk om als extra stap in het wervingsproces een contractvoorstel te doen. Tot nu toe werd een sollicitant in dienst gemeld en werd direct het definitieve contract ingevoerd. Nu is het mogelijk om eerst een ‘overeenkomst’ in concept aan te maken die eerst wordt voorgelegd aan de sollicitant ter beoordeling en accordering. Dit laatste gebeurt in OutSite. Zodra beide partijen er samen uit zijn, wordt de definitieve overeenkomst opgeslagen bij de indiensttreding.

Status van de sollicitant
In InSite kan men nu nog makkelijker een status aan een sollicitant koppelen. Zo is in één oogopslag zichtbaar welke sollicitant in gesprek is met de organisatie, welke afgewezen is of voor welke sollicitant nog actie ondernomen moet worden.

Meerdere verantwoordelijken
Voorheen kon er aan een vacature in AFAS slechts één verantwoordelijke medewerker gekoppeld worden. Deze verantwoordelijke werd automatisch in de workflow geplaatst om bepaalde taken op te pakken. In sommige gevallen is het echter wenselijk dat er meerdere verantwoordelijken zijn en deze ook geautomatiseerd in de workflow komen. Vanaf Profit 15 heeft AFAS dit mogelijk gemaakt.